Principal Productivitat Utilitzeu 'La regla dels 10 minuts' per revolucionar la vostra productivitat

Utilitzeu 'La regla dels 10 minuts' per revolucionar la vostra productivitat

Això història va aparèixer per primera vegada el La musa , una destinació web amb excitants oportunitats laborals i assessorament professional expert.

Digueu-me boig, però sempre he preferit dormir a la cafeïna. Però amb horaris erràtics i terminis ajustats, aconseguint sis o més hores de son per nit no és una tasca fàcil per a un consultor; només cal que pregunteu a qualsevol dels meus col·legues addictes al refresc i al cafè. Entre una feina exigent i una vida domèstica encara més exigent, he dedicat molt de temps a provar diversos atacs de productivitat per treure tot el que puc de cada dia.



La meva eina preferida per fer les coses? El temporitzador de 10 minuts del meu telèfon.



La meva regla de 10 minuts és bastant senzilla: totes les tasques de la llista de tasques no trigaran més de deu minuts a completar-se. Si triga més de 10 minuts, hauríeu d'haver-lo desglossat en tasques més petites o delegar-lo a una altra persona. La clau d’aquesta regla està en aplicar-la, cosa que significa configurar el temporitzador del telèfon perquè s’apagui a la marca de deu minuts. El nivell de velocitat i enfocament que això aporta al vostre dia no deixa de ser sorprenent.

Quan desafio els meus equips a posar en pràctica la regla dels deu minuts, normalment em trobo amb escepticisme. Preguntes com ara: 'És una bogeria: realment puc construir aquest gran model d'Excel en increments de deu minuts?' i 'M'estàs dient que també ho fas a la teva vida de casa, dutxant-te 10 minuts i fent entrenaments de deu minuts?' abunden. (Per cert, la resposta a aquestes dues preguntes és 'sí')



Voleu provar-ho? Aquí hi ha tres consells per fer que la regla de 10 minuts us funcioni.

1. Delegat

De lluny, el mitjà més eficaç per trobar temps addicional al dia és subcontractar les coses de la llista de tasques que algú altre pugui fer fàcilment en deu minuts o menys. Per exemple, tinc un col·lega venerat i molt reeixit que afirma que el punt clau del seu èxit és que 'diu' sí 'a tot, però només realitza les tasques que només ho pot fer millor ”. Tota la resta, delega .

Delegar no és tan fàcil com sembla. Pot ser difícil deixar de banda una tasca quan temeu que el treball d’una altra persona no sigui tan bo com el vostre. És útil recordar que 'fer és millor que perfecte' i que l'única manera de seguir endavant en la vostra carrera és deixar de banda les coses que heu dominat i assumir nous reptes. Un altre canvi de mentalitat que em va ajudar va ser adonar-me que delegar crea oportunitats per als altres. Ara penso activament sobre quines tasques i projectes puc crear per al meu equip que els ajudin a aprendre, créixer i avançar en la seva carrera professional (cosa que també ajuda a aclarir el meu plat).



Un dels reptes que veig més amb les persones que tenen problemes per delegar, especialment aquells que ocupen llocs d’entrada, és que s’obliden que poden delegar. Si us sentiu incòmode demanar a un supervisor o superior que faci alguna cosa, proveu-ho: comenceu assenyalant el que esteu fent i col·loqueu el vostre 'demanar' com a sol·licitud d'ajuda. Per exemple, en lloc de 'Necessito que truqueu als líders de l'equip', podríeu dir 'Estic treballant en la recollida de dades per a aquesta anàlisi: seria possible que m'ajudeu trucant a l'altre cap de l'equip?' '

Com a gerent, puc dir-vos que massa vegades em trobo demanant als meus equips que em delegui alguna cosa, i m’encanta que em creen oportunitats d’ajudar.

2. Cerqueu la tasca fàcil de 10 minuts

Pot ser que sigueu escèptics al principi, però simplement canviant la forma d’enquadrar les vostres tasques, veureu que gairebé tot es pot dividir en tasques de 10 minuts. Necessiteu investigar un tema nou? Comenceu amb 10 minuts a Google escanejant articles de notícies, seguits de 10 minuts anotant tot el que sabeu i les primeres preguntes que encara heu de respondre i, a continuació, 10 minuts cadascuna de les persones trucades per obtenir consells sobre la resposta a les vostres preguntes obertes ( eres prou intel·ligent com per notar que la trucada telefònica és una forma de delegació!).

Debbie Wahlberg causa de la mort

Voilà! Acabeu d'esprémer una tasca que potser hauria perdurat en hores i 30 minuts.

Aquest enfocament també funciona després de les hores. Tinc una companya que estava tan intrigada per la regla dels 10 minuts i com la va ajudar durant les hores de treball que va decidir provar-la a casa. Va treure el temporitzador uns quants matins per programar la seva rutina prèvia a la feina i, amb una dutxa de 10 minuts, un esmorzar de 10 minuts, etc., va trobar que era capaç de redueix el seu temps estàndard per 'preparar-se' , canviant-lo per un somni cobejat. Mai no havia pensat que era possible dutxar-se en deu minuts, fins que no ho va provar i es va adonar que en realitat era bastant fàcil.

3. Utilitzeu aquest temporitzador

L’ús del temporitzador és una part fonamental de la regla, així que no l’oblideu. Com tothom sap al món empresarial, 'fem el que mesurem'.

Això també passa amb la regla dels 10 minuts: heu d’utilitzar un temporitzador o un rellotge per fer un seguiment del temps que gasteu en coses. Els telèfons intel·ligents ho fan més fàcil amb les seves aplicacions de temporitzador incorporades, però qualsevol rellotge amb una agulla de minuts ho farà. Fes el que facis, no ho endevines, perquè si ho fas aproximadament 10 minuts sempre passen a ser 20, no maximitzeu la vostra productivitat.

De vegades, dediqueu menys de 10 minuts a una tasca (més temps enrere, sí!) I, de vegades, sonarà l’alarma i continuareu al telèfon (no, no us suggereixo que us pengeu) amunt quan sona l'alarma). No us sentiu malament per atropellar-vos-hi, només anoteu-ne la nota la propera vegada.

Per exemple, si un company de feina tendeix a divagar, prologa la teva pròxima conversa dient-li que tens 10 minuts per fer una pluja d’idees. I si realment necessiteu més temps? També està bé: fer un seguiment del temps dedicat us proporcionarà informació sobre com treballeu, de manera que pugueu planificar millor el vostre dia la propera vegada.

La regla de 10 minuts en acció

Un dels meus exemples preferits d’aquesta regla en acció es va produir fa uns anys quan un equip en què treballava va rebre la temuda trucada telefònica de les 4 de la tarda d’un client que redirigia la feina que presentaríem al matí següent. Uf, tant per passar una nit relaxant!

quants anys té Karl Wellner

Hi havia dos grans treballs implicats, de manera que vam dividir el nostre equip de quatre per la meitat. Cadascun dels nostres dos subequips tenia aproximadament el mateix nombre de diapositives de PowerPoint per renovar, amb quantitats similars d’anàlisi, de manera que hauria d’haver trigat gairebé el mateix temps a completar-se.

Li vaig dir al meu company d’equip que tenia moltes ganes d’acabar a les 18:00 per poder anar a sopar, i va estar d’acord però dubtava de la nostra capacitat per aconseguir-ho. Per tant, vam comptar les pàgines, dividides per les dues hores que quedaven al dia, i vam trobar que si aconseguíssim una velocitat de 10 minuts per pàgina, tindríem prou temps per completar-la, a més d’un buffer per a tot allò que resultés per ser particularment complicat. Amb una nova energia, hem dividit les pàgines, hem configurat el temporitzador i hem començat a començar. Per fer-ne un joc, vam fer un recompte a la pissarra de quantes pàgines vam completar cadascun de nosaltres per sota dels 10 minuts.

A les 6 de la tarda ja havíem acabat i ens sentíem molt bé. L’altre equip que no va utilitzar la regla dels 10 minuts? Van acabar cap a les 9.

El repte està en marxa. Per a la vostra pròxima tasca d'avui, traieu el temporitzador i proveu-ho per vosaltres mateixos. El rellotge fa sonar!